Interessentanalyse
Interessentanalysen er et værktøj til at analysere og danne et overblik over de involverede og deres rolle i et projekt. En sådan analyse kan være et vigtigt redskab i en projektledelsessituation, hvor en række interessenter med vidt forskellige mål og interesser i projektet, skal håndteres og hvor centrale interessenter samtidig skal stimuleres til at bidrage maksimalt. Helt overordnet er en interessent en person, organisation, institution eller enhver med interesse for projektet eller dets resultat. Nedenfor er nogle eksempler på interessenter vist i figur 1.
FIGUR 1: Eksempler på interessenter (Power i projekt og portefølje, s. 121)
i kontekst til nye studerende i grønland
Interessentanalysen er et vigtigt værktøj i store projekter, hvor antallet af involverede i projektet kan være mange personer, grupper, organisationer m.fl.. Som studerende vil projekternes omfang ikke være af samme størrelse som man ofte ser det i store anlægs- og/eller entreprenørprojekter. Antallet af interessenter vil derfor også være begrænset og mere overskueligt, hvormed analysen vil være overstået nemt. Det vil dog stadig være en god øvelse, og samtidig resultere i et bedre overblik, hvis en analyse af interessenter gennemføres. Det at tænke over hvem der er involveret i dit projekt og skal drage nytte af det, kan i sidste ende være en stor hjælp i udformningen og ledelsen af et projekt.
Som studerende i Grønland vil man støde på projekter, der involverer flere interessenter end en selv og ens projektgruppe. Ofte vil opgaven omhandle et konkret problem i lokalsamfundet, der ønskes løst. Opgavestilleren kan eksempelvis være din underviser eller kommunen. Borgerne, der drager nytte af dit/jeres færdige projekt, vil være eksterne interessenter. De har ikke direkte indflydelse på projektet, men kan være en meget vigtig kilde til information gennem borgerinddragelse, da de i sidste ende vil være brugerne af det færdige produkt. En vigtig egenskab indenfor projektledelse er at holde interessenterne underrettet om projektets situation. Derigennem kan man undgå misforståelser samt unødvendig modstand overfor projektet fra fx eksterne interessenter.
Som studerende i Grønland vil man støde på projekter, der involverer flere interessenter end en selv og ens projektgruppe. Ofte vil opgaven omhandle et konkret problem i lokalsamfundet, der ønskes løst. Opgavestilleren kan eksempelvis være din underviser eller kommunen. Borgerne, der drager nytte af dit/jeres færdige projekt, vil være eksterne interessenter. De har ikke direkte indflydelse på projektet, men kan være en meget vigtig kilde til information gennem borgerinddragelse, da de i sidste ende vil være brugerne af det færdige produkt. En vigtig egenskab indenfor projektledelse er at holde interessenterne underrettet om projektets situation. Derigennem kan man undgå misforståelser samt unødvendig modstand overfor projektet fra fx eksterne interessenter.
Fremgangsmåde
Interessentanalysen kan bestå af følgende trin:
1. Identificering
2. Sortering
3. Fordele og ulemper ved interessenter
4. Strategi for håndtering af interessenter
Identificeringen af interessenter kan ske ved brainstorm i projektgruppen, hvor mulige involverede og berørte af projektet listes op.
Herefter sorteres de nævnte interessenter. Det kan foregå ved at liste interessenterne op efter indflydelse eller medvirken i projektet. Inddelingen i grupper som vist i figur 1 kan også være en god mulighed for at skabe overblik.
De væsentligste interessenter udvælges og fordele og ulemper ved de vigtigste interessenter listes op. Objektivitet er vigtig i denne proces, for at kunne sætte sig ind i interessenternes mulige bekymringer og indflydelse. Hvad projektgruppen synes interessenterne skal opleve under og efter projektet bliver underordnet, hvis man ikke lytter til de involverede interessenter. Det kan være en god idé direkte at spørge interessenter om deres tanker omkring projektet gennem interviews, spørgeskemaer eller anden form for kommunikation.
Strategien for selve håndteringen af interessenter skal være konkret, og der bør opstilles deadlines og milepæle for håndteringen. En samlet vurdering af hele interessentbilledet for projektet udføres, og der vurderes derigennem, hvad interessenternes samlede indflydelse på projektet forventes at være. Gennem denne analyse kan det være, at projektet bør justeres for at imødekomme nogle af de problemer og udfordringer nogle interessenter kan skabe.
Interesseanalysen bør, for længerevarende projekter, gentages, da interessenternes indflydelse kan ændres med tiden. Som studerende i en grønlandsk kontekst, vil projekternes varighed ikke være betydelig, men man bør være opmærksom på ændringer i interessentbilledet.
1. Identificering
2. Sortering
3. Fordele og ulemper ved interessenter
4. Strategi for håndtering af interessenter
Identificeringen af interessenter kan ske ved brainstorm i projektgruppen, hvor mulige involverede og berørte af projektet listes op.
Herefter sorteres de nævnte interessenter. Det kan foregå ved at liste interessenterne op efter indflydelse eller medvirken i projektet. Inddelingen i grupper som vist i figur 1 kan også være en god mulighed for at skabe overblik.
De væsentligste interessenter udvælges og fordele og ulemper ved de vigtigste interessenter listes op. Objektivitet er vigtig i denne proces, for at kunne sætte sig ind i interessenternes mulige bekymringer og indflydelse. Hvad projektgruppen synes interessenterne skal opleve under og efter projektet bliver underordnet, hvis man ikke lytter til de involverede interessenter. Det kan være en god idé direkte at spørge interessenter om deres tanker omkring projektet gennem interviews, spørgeskemaer eller anden form for kommunikation.
Strategien for selve håndteringen af interessenter skal være konkret, og der bør opstilles deadlines og milepæle for håndteringen. En samlet vurdering af hele interessentbilledet for projektet udføres, og der vurderes derigennem, hvad interessenternes samlede indflydelse på projektet forventes at være. Gennem denne analyse kan det være, at projektet bør justeres for at imødekomme nogle af de problemer og udfordringer nogle interessenter kan skabe.
Interesseanalysen bør, for længerevarende projekter, gentages, da interessenternes indflydelse kan ændres med tiden. Som studerende i en grønlandsk kontekst, vil projekternes varighed ikke være betydelig, men man bør være opmærksom på ændringer i interessentbilledet.
Kilde: Mette Lindegaard Attrup & John Ryding Olsson, "Power i Projekter og Portefølje", Jurist- og Økonomforbundets Forlag, Kap. 4.1 - Interessenter
