Kommunikation
Kommunikation er en central del af projektledelsen, hvis ikke den mest centrale jf. Figur 1 nedenfor. Inden for projektledelse kan der være tale om kommunikation ud ad til, dvs. i henhold til interne og eksterne interessenter/aktører, og kommunikation ind ad til, dvs. i henhold til projektgruppen. Der vil inden for dette projektledelsestema, kommunikation, blive behandlet kommunikation ud ad til, og det vil blive forsøgt sat i kontekst til de studerende på Grønland.
Kommunikation ud ad til
Nogle projekter bliver udført isoleret uden for meget kommunikation ud ad til. Dette kan der være flere grunde til. Der kan være tale om et udviklingsprojekt, som skal hemmeligholdes af hensyn til konkurrenter eller en overtagelse af en anden virksomhed. Disse ”lukkede” projekter er mere en undtagelse end reglen. Projekter vil trives bedst hvis de målrettet kommunikeres ud til interne og eksterne interessenter, hvormed chancen for succes vil stige.
Projekter handler om forandring, og forandring betyder ofte en ændring i adfærd. Inden for projektledelse tager man ofte udgangspunkt i to drivkræfter for forandring: Forandringens nødvendighed og forandringens vision. Der er hhv. tale om en ”brændende platform” og en ”vision om forandring”. Den brændende platform har grundlag i en nødvendighed for forandring – ”Der er noget galt, vi må ændre vores måde at gøre tingene på”. Visionen om forandring har grundlag i en ønskværdig fremtidig tilstand – ”Hvis vi gør det på denne nye måde, så vil den fremtidige situation blive bedre”.
Der er dog altid en hvis usikkerhed vedrørende forandring, og det er ofte denne usikkerhed, der er vigtig at få kommunikeret ud, så alle involverede er klar over den, og kan forholde sig til den. Man arbejder gerne med at opbygge en forståelse for den nuværende situation samt den ønskede fremtidige situation. Mellem disse to punkter, skal vejen dertil også accepteres og forstås. Dette kan kun gøres gennem involvering af relevante interessenter, og involvering sker gennem kommunikation.
Projekter handler om forandring, og forandring betyder ofte en ændring i adfærd. Inden for projektledelse tager man ofte udgangspunkt i to drivkræfter for forandring: Forandringens nødvendighed og forandringens vision. Der er hhv. tale om en ”brændende platform” og en ”vision om forandring”. Den brændende platform har grundlag i en nødvendighed for forandring – ”Der er noget galt, vi må ændre vores måde at gøre tingene på”. Visionen om forandring har grundlag i en ønskværdig fremtidig tilstand – ”Hvis vi gør det på denne nye måde, så vil den fremtidige situation blive bedre”.
Der er dog altid en hvis usikkerhed vedrørende forandring, og det er ofte denne usikkerhed, der er vigtig at få kommunikeret ud, så alle involverede er klar over den, og kan forholde sig til den. Man arbejder gerne med at opbygge en forståelse for den nuværende situation samt den ønskede fremtidige situation. Mellem disse to punkter, skal vejen dertil også accepteres og forstås. Dette kan kun gøres gennem involvering af relevante interessenter, og involvering sker gennem kommunikation.
Hyppige fejl i kommunikationen
Nogle hyppige fejl i kommunikationen, som forekommer under nødlidende projekter, har ofte grundlag i følgende:
- Projektet har mange interessenter/aktører med hver deres interesse for projektet, hvilket kræver alsidighed i kommunikationen, da det relevante skal kommunikeres til den rigtige interessent.
- Forandring og indhug i dagligdagen, kræver stor forståelse og derved god kommunikation med berørte interessenter, fx borgere.
- For megen information i stedet for målrettet og relevant kommunikation på de rette tidspunkter.
kommunikation i kontekst til studerendes projekter i grønland
Projekternes størrelse som studerende i Grønland, ligger ikke op til ansættelse af en kommunikationsmedarbejder, men trods det, er det et vigtigt projektledelsestema. De større studenterprojekter som man støder på som studerende i Grønland kan involvere borgere, institutioner og virksomheder. I sådan en situation, er det vigtigt at have god kommunikation til de relevante interessenter, for at opnå det bedste resultat for projektet. Her kan en kommunikationsplan være et godt værktøj for at systematisere kommunikationsprocessen så den bliver relevant og præcis.
Herunder nævnes et eksempel på et projekt gennemført på Grønland, hvor kommunikation til interessenter har været en vigtig forudsætning:
Herunder nævnes et eksempel på et projekt gennemført på Grønland, hvor kommunikation til interessenter har været en vigtig forudsætning:
Borgerinddragelse omkring affaldshåndtering i sisimiut
Projektet omhandlede inddragelse af borgerene i Sisimiut til at effektivisere affaldsforbrændingen og den generelle affaldshåndtering i byen. Borgerne gav udtryk for, at der var et affaldsproblem. Forbrændingsanlægget i byen fungerede ikke optimalt grundet dårlig affaldssortering. Affaldsdumpen blev derved fyldt, og affald spredtes i byen og lokalområdet, til frustration for nogle borgere (og beboerne på Apisseq, især i sommermånederne).
En form for informativ kommunikation kaldet Go-cards (Gratis postkort indeholdende et budskab) blev udviklet, for at gøre opmærksom på, samt informere borgerne om, byens forbrændingsanlæg. Borgerne var en særdeles vigtig interessent, og deres deltagelse var afgørende for projektets succes.
Go-card’et vist nedenfor var tænkt som et oplysningsfremstød. Udfordringen var blandt andet, at man ikke kendte særlig meget til borgernes forståelse og opfattelse af miljøproblematikken og til de problemstillinger forbrændingsanlægget stod overfor. Anlægget havde en officiel åbningstid, 7-17 alle hverdage. Hvis det var muligt at få borgerne til at tænke på og måske endda besøge forbrændingsanlægget vil de få problemstilling at se, og måske ændre deres adfærd angående affaldssorteringen. Kortet blev lavet både på dansk og grønlandsk.
En form for informativ kommunikation kaldet Go-cards (Gratis postkort indeholdende et budskab) blev udviklet, for at gøre opmærksom på, samt informere borgerne om, byens forbrændingsanlæg. Borgerne var en særdeles vigtig interessent, og deres deltagelse var afgørende for projektets succes.
Go-card’et vist nedenfor var tænkt som et oplysningsfremstød. Udfordringen var blandt andet, at man ikke kendte særlig meget til borgernes forståelse og opfattelse af miljøproblematikken og til de problemstillinger forbrændingsanlægget stod overfor. Anlægget havde en officiel åbningstid, 7-17 alle hverdage. Hvis det var muligt at få borgerne til at tænke på og måske endda besøge forbrændingsanlægget vil de få problemstilling at se, og måske ændre deres adfærd angående affaldssorteringen. Kortet blev lavet både på dansk og grønlandsk.
Kilde: Mette Lindegaard Attrup & John Ryding Olsson, "Power i Projekter og Portefølje", Jurist- og Økonomforbundets Forlag, Kap. 8 - Kommunikation