Organisering af projektet
Projekter af en hvis størrelse har stort set altid en organisation bag sig. En sådan organisation er oftest groft opdelt således: topledelse, styregruppe inkl. projektejer, projektleder, referencegruppe samt projektgruppen. Opdelingen kan ses på figuren nedenfor.
I topledelsen sidder projektejeren og træffer de endelige beslutninger i projektet sammen med en bestyrelse. Der bør kun være én projektejer, da det er projektejeren der har pengene og den sidste og gældende beslutning. Projektejeren er projektlederens tætteste allierede i projektet og skal fungere som sparringspartner for projektlederen. Det er som regel projektejer, der har valgt projektlederen, men i byggeprojekter er projektlederen som regel udvalgt af det udførende firma, der er blevet valgt til at køre projektet.
Styregruppens funktion er at sikre ressourcer til arbejdet i projektet, f.eks. penge eller mandskab. Styregruppen træffer beslutninger ud fra projektbeskrivelsen, og følger også op på projektets drive. Gruppen behøver ikke bestå af andre end projektejer, da mange af gruppens funktioner ligger tæt op ad hvad projektejerens funktion er. Er der nedsat en styregruppe, bør projektlederen, med udgangspunkt i interessentanalyse samt målsætning, diskutere med projektejeren om de enkelte medlemmer er egnede.
Projektlederen er kaptajnen på skibet. Det er projektlederen der har ansvaret for at projektets leverancer, succeskriterier og målsætning overholdes. Som det er beskrevet i afsnittene ovenfor, er projektlederens rolle også at være over hele projektet. Dette betyder, at projektlederen, kaptajnen, er mange steder på én gang og skal holde styr på besætningen.
Projektets referencegruppe har til formål at give projektlederen og projektejeren faglig viden omkring nogle væsentlige punkter. Denne gruppe kan bestå af slutbrugere, mellemledere, kunder eller eksperter. Gruppen kan ikke træffe beslutninger, men da der er repræsentanter fra nøglepersoner i projektet, kan det være en dårlig idé at negligere den.
Projektgruppen giver til slut lidt sig selv. Det er gruppen, der er under projektlederen. Projektgruppen er projektlederens besætning, og det er dem, der skal udføre arbejdet i projektet.
Som studerende i Grønland eller studerende generelt, kan det være svært at se, hvad denne opdeling skal bruges til. Det er dog ikke helt umuligt at sætte de rigtige mennesker på de forskellige grupper: Topledelsen kan ses som instituttets ledelse, projektejer er institutleder, styregruppen er institutleder, forskellige administrative poster i instituttet samt institutledelsen. Projektleder er underviseren, referencegruppen kan være studenterrådet, de studerende selv, f.eks. når de obligatoriske kursusevalueringer er udfyldt, eller andre undervisere fra andre fag eller retninger. Projektgruppen kan ses som de studerende selv.
Med udgangspunkt i projektgruppen, er der to værktøjer, der særligt kan fremhæves. Det er også to værktøjer, der særligt kan bruges af studerende til at skabe overblik, få aftaler skrevet ned og organisere projektgruppen sammen. De to værktøjer er et ansvarsfordelingsskema og en gruppekontrakt. Læs mere om dette under værktøjer.
Tanker omkring den gode gruppe spiller også ind. Læs mere om den gode gruppe.
Styregruppens funktion er at sikre ressourcer til arbejdet i projektet, f.eks. penge eller mandskab. Styregruppen træffer beslutninger ud fra projektbeskrivelsen, og følger også op på projektets drive. Gruppen behøver ikke bestå af andre end projektejer, da mange af gruppens funktioner ligger tæt op ad hvad projektejerens funktion er. Er der nedsat en styregruppe, bør projektlederen, med udgangspunkt i interessentanalyse samt målsætning, diskutere med projektejeren om de enkelte medlemmer er egnede.
Projektlederen er kaptajnen på skibet. Det er projektlederen der har ansvaret for at projektets leverancer, succeskriterier og målsætning overholdes. Som det er beskrevet i afsnittene ovenfor, er projektlederens rolle også at være over hele projektet. Dette betyder, at projektlederen, kaptajnen, er mange steder på én gang og skal holde styr på besætningen.
Projektets referencegruppe har til formål at give projektlederen og projektejeren faglig viden omkring nogle væsentlige punkter. Denne gruppe kan bestå af slutbrugere, mellemledere, kunder eller eksperter. Gruppen kan ikke træffe beslutninger, men da der er repræsentanter fra nøglepersoner i projektet, kan det være en dårlig idé at negligere den.
Projektgruppen giver til slut lidt sig selv. Det er gruppen, der er under projektlederen. Projektgruppen er projektlederens besætning, og det er dem, der skal udføre arbejdet i projektet.
Som studerende i Grønland eller studerende generelt, kan det være svært at se, hvad denne opdeling skal bruges til. Det er dog ikke helt umuligt at sætte de rigtige mennesker på de forskellige grupper: Topledelsen kan ses som instituttets ledelse, projektejer er institutleder, styregruppen er institutleder, forskellige administrative poster i instituttet samt institutledelsen. Projektleder er underviseren, referencegruppen kan være studenterrådet, de studerende selv, f.eks. når de obligatoriske kursusevalueringer er udfyldt, eller andre undervisere fra andre fag eller retninger. Projektgruppen kan ses som de studerende selv.
Med udgangspunkt i projektgruppen, er der to værktøjer, der særligt kan fremhæves. Det er også to værktøjer, der særligt kan bruges af studerende til at skabe overblik, få aftaler skrevet ned og organisere projektgruppen sammen. De to værktøjer er et ansvarsfordelingsskema og en gruppekontrakt. Læs mere om dette under værktøjer.
Tanker omkring den gode gruppe spiller også ind. Læs mere om den gode gruppe.
Kilde: Mette Lindegaard Attrup & John Ryding Olsson, "Power i Projekter og Portefølje", Jurist- og Økonomforbundets Forlag, Kap. 6 - Organisering af projektet