Kommunikationsplan
Kommunikationsplanen vil være relevant at gennemføre i forlængelse af interessentanalysen, da kommunikationen ud ad til, er rettet mod netop de interessenter, der har indflydelse på projektet. Målet med kommunikationsplanen er at forhindre og mindske modstand til projektet, samt kommunikere projektet ud til relevante interessenter, og derved opretholde kendskab til projektet. Kommunikationsplanen bør indeholde tanker og overvejelser omkring følgende:
1. Hvem er målgruppen?
Benyt her interessentanalysen, for et bedre overblik over projektets interessenter.
2. Hvad er budskabet?
Budskabet skal gerne formuleres i én sætning. Hvad skal målgruppen få ud af kommunikationen? Hvad er den ønskede virkning?
3. Hvad er mediet?
Mediet kommer an på hvilken form for budskab, samt hvilken målgruppe, der er tale om.
4. Hvad bliver effekten?
Skal interessenten have ny viden, ændre holdning eller ændre adfærd?
Det kræver mere at få interessenterne til at ændre adfærd end blot at give ny viden. Den ønskede effekt fungerer som succeskriteriet for kommunikationen.
Se eksempler på kommunikationsaktiviteter, der har forskellige mål i Figur 1 nedenfor.
1. Hvem er målgruppen?
Benyt her interessentanalysen, for et bedre overblik over projektets interessenter.
2. Hvad er budskabet?
Budskabet skal gerne formuleres i én sætning. Hvad skal målgruppen få ud af kommunikationen? Hvad er den ønskede virkning?
3. Hvad er mediet?
Mediet kommer an på hvilken form for budskab, samt hvilken målgruppe, der er tale om.
4. Hvad bliver effekten?
Skal interessenten have ny viden, ændre holdning eller ændre adfærd?
Det kræver mere at få interessenterne til at ændre adfærd end blot at give ny viden. Den ønskede effekt fungerer som succeskriteriet for kommunikationen.
Se eksempler på kommunikationsaktiviteter, der har forskellige mål i Figur 1 nedenfor.
Figur 1 - Eksempler på kommunikationsaktiviteter efter ønsket effekt (S. 282 i "Power i Projekter og Portefølje")
5. Hvornår skal det ske?
I store projekter især er timing for kommunikationen vigtig, i det der altid er en vis usikkerhed tilstede. Milepæle kan være for kommunikation kan være en god fremgangsmåde. God kommunikation kan også være, at informere, at man ikke ved noget på nuværende tidspunkt, men at man vender tilbage, når mere information og viden haves. Det skaber tryghed i forløbet.
6. Hvis ansvar?
Udpeg en ansvarsperson for kommunikationen. Ved meget store projekter kan det være en god idé at ansætte en kommunikationsmedarbejder for projektet. Dette vil umiddelbart ikke blive tilfældet for studenterprojekter i Grønland.
Kommunikationsplanen skal selvfølgelig være opmærksom på de forandringer, der vil forekomme under det respektive projekt. Den skal altså kunne tage højde for interessenternes ændringer i holdninger og adfærd.
I store projekter især er timing for kommunikationen vigtig, i det der altid er en vis usikkerhed tilstede. Milepæle kan være for kommunikation kan være en god fremgangsmåde. God kommunikation kan også være, at informere, at man ikke ved noget på nuværende tidspunkt, men at man vender tilbage, når mere information og viden haves. Det skaber tryghed i forløbet.
6. Hvis ansvar?
Udpeg en ansvarsperson for kommunikationen. Ved meget store projekter kan det være en god idé at ansætte en kommunikationsmedarbejder for projektet. Dette vil umiddelbart ikke blive tilfældet for studenterprojekter i Grønland.
Kommunikationsplanen skal selvfølgelig være opmærksom på de forandringer, der vil forekomme under det respektive projekt. Den skal altså kunne tage højde for interessenternes ændringer i holdninger og adfærd.
Kilde: Mette Lindegaard Attrup & John Ryding Olsson, "Power i Projekter og Portefølje", Jurist- og Økonomforbundets Forlag, Kap. 8 - Kommunikation
